現地参加の方へ

現地参加の方へ

 ◆ 受付について

ご来場の際は、メールで送付いたします参加章を総受付にご提示、受付をお済ませの上、各会場にお越しください。
会期中もウェブからの聴講参加申込と決済が可能です。オンラインポータルへのログインIDとパスワードは、申込完了メールに記載されますのでできるだけウェブから参加申込をお済ませください。

◆ その他のご注意
Zoom を併用したハイブリッド開催となります。インターネット・オーディオ機器に接続できる PC とヘッドセットを各自で必ずご準備願います。

 

  • 遠隔参加者とのコミュニケーションのため、現地参加の方(座長、講演者、イベント登壇者、司会者)も必ず実開催会場からZoomにお入りください。
  • 現地で聴講のみされる方はZoom にお入りいただく必要はございません。

感染症対策に関するご案内も必ずご覧ください。
会場内の食堂は営業時間の変動等がある場合がございます。昼食等は予めご準備くださいますようお願いいたします

会場での無線LAN・電源のご利用について

  • 会場ではeduroam(大学などの高等教育機関や研究機関において、キャンパス・研究所の無線LAN環境の相互提供・利用が可能なローミングシステム)がご利用いただけます。
  • 会期中は、eduroamのゲスト利用も可能です。受付で申請(無料)をしてください。
  • 各会場で利用できる電力には限りがあります。講演者を優先してご利用いただきますので、聴講参加の方がPC等をご利用になる場合は、できるだけフル充電をした状態でお持ち込みください。

Zoomへの参加方法

イベント・会場ごとに専用のミーティングルームが設定されておりますので、会議IDを使用してミーティングに参加してください。
Zoom会議一覧/タイムテーブルはオンラインポータルからご確認ください。オンラインポータルの閲覧に必要なIDとパスワードは参加章に記載しております。URLまたはカメラのアイコンをクリックしてご参加ください。

※オンランポータルは公開準備中です。

オンラインポータル:共通聴講参加  
オンラインポータルの閲覧にはIDとパスワードが必要となります。パスワードは8月下旬に参加者(講演者・座長・イベント登壇者・聴講者)へメールで送付予定の参加章に記載してあります。 8月15日以降申込の聴講参加者には、申し込みの確認メールに記載しています。
◆ご参加について
  • イベント企画・各発表セッション会場では、ハウリング防止のため、全員必ずPCの音量をOFFにした上で zoomもミュート設定にしてください。
  • 遠隔参加者とのコミュニケーションのため、現地参加の方(座長、講演者、イベント登壇者、司会者)も必ず実開催会場からZoomにお入りください。
  • 実開催会場にて聴講のみされる方は、会場のスクリーンとスピーカーで聴講いただけますのでZoomにお入りいただく必要はございません。
  • イベントによっては、オンラインのみの場合もあります。現地会場でもご覧いただけます。
  • ブラウジングルームで各自のPCから聴講する場合は、ヘッドセットをご利用ください。

参加手順について以下のマニュアルをご確認ください。オンラインポータルには、座長向け、イベント企画者向けのマニュアルも掲載しております。

マニュアル名 詳細
参加マニュアル 一般・学生セッションは、Zoomミーティングで行います。講演発表・聴講される方は必ずご覧ください。
ウェビナーへの参加方法 特別講演・各種イベント企画はZoomウェビナーで行います。
聴講される方は必ずご覧ください。
  • イベント企画・セッションの詳細は【プログラム】をご確認下さい。
  • 聴講参加の方は、音声の確認、画面閲覧ができるかの接続確認を行ってください。 →Zoom公式サイト内の専用テストサイトは【こちら】 から

ユーザ名変更のお願い

セッションを聴講する際は、必ず以下のように必ずユーザ名を設定してください。 各セッションの講演者・座長は、スタッフによる参加確認を容易にするため、当該セッションの間のみ以下のようにユーザ名を変更してください。続けてご参加する方は、必要に応じて「ユーザ名の参加種別」を再設定してください。

参加種別 設定
聴講参加 聴講_氏名_所属
(例:聴講_情報太郎_情報大学)
講演者 講演番号_氏名_所属
(例:CA001_情報二郎_情報大学)
(イベント例:パネル1_情報次郎_情報大学)
座長 座長_氏名_所属
(例:座長_情報花子_電子情報通信大学)
スタッフ スタッフ_氏名_所属
(例:スタッフ_情報三郎_○○大学)

マイク・カメラの設定

会場では、ハウリング防止のため、現地参加の方(座長、講演者、イベント登壇者、司会者)も必ずPCの音量をOFFにした上で zoomもミュート設定にしてください。
Zoom参加時に自動でミュートになるように設定はしておりますが、万が一ミュートが解除されている場合はスタッフより個別に連絡させて頂きます。

  • カメラの使用については任意とします。
  • できるだけ良好なネットワーク環境で接続して下さい。Wi-Fi環境で電波が弱いところから接続している場合に、音声が途切れたりスライドの表示が大きく遅延したりすることがあります。特に講演者の方はご注意ください。
  • 受信映像や発表資料の保存(画面キャプチャを含む)、録音、再配布は禁止します。

質疑応答

質疑応答は発表中もしくは質疑応答中にZoom画面内のチャット欄より質問を入力してください。 座長・司会者が代わりに質問を読み上げます。 イベント企画(zoom ウェビナー)はQ&Aで質問を受付ます。 挙手による質疑も受付ます。指示がありましたら会場マイクでご質問ください。 時間の制約上、すべての質問に応じかねることがあります。あらかじめご了承ください。

講演者へのお願い

  • セッション開始10~15分前に会場、Zoomミーティングルームに入りご準備ください。
  • 講演者のプレゼン資料は、会場スタッフのPCからZoomを通して会場スクリーンに投影しますので、会場プロジェクターと接続する必要はございません。
  • 座長、講演者は会場のマイクをご利用いただきます。
  • 事前に接続練習用ルームか各自でZoomを使ってミーティングルームを作成し、音声、画面共有ができるかの接続練習をお願い致します。
  • 講演者・座長のためのテストルームも準備していますのでご活用ください。オンラインポータル内でご案内いたします。
  • 接続がうまくいかない場合、もしくは途中で音声・画面が途切れるなどのトラブルが発生したら、座長の裁量で講演順を入れ替えるなどの対応を致します。
  • 自身の番がきたら演台にて画面共有、スライドショー開始、ポインタ表示を行い、発表を開始してください。
  • ポインタ表示は、講演者が今どこを説明しているかわかりやすくなるため、表示することを推奨します。

講演時間は15分、質疑応答は5分となります。

※スタッフの画⾯をタイマー表⽰にします。タイマーがうまく表⽰されない場合は⾳声やベルでお知らせします。講演者は念のためスマホなどでも時間の確認をお願いします。

 

座長へのお願い

セッション開始5分前には会場、Zoomミーティングルームに入り、講演者が全員揃っていることをご確認ください。 時間になりましたら、セッションを開始してください。
詳しくはオンラインポータルの「座長運営要領」もご覧ください。

座長、講演者は会場のマイクをご利用いただきます。
開始前に以下のことを参加者にお伝えください。

  • ユーザ名についてルールを守ること
  • 遠隔講演者以外はミュートにすること
  • 質疑応答について、チャット欄に記入すること
  • 講演中のタイムキーパーはスタッフが実施いたします。

講演が終わりましたら質疑応答に移り、チャット欄から質問を選んでください。

講演時間は15分、質疑応答は5分となります。

※スタッフの画⾯をタイマー表⽰にします。タイマーがうまく表⽰されない場合は⾳声やベルでお知らせします。座長は念のためスマホなどでも時間の確認をお願いします。

全員の発表が終わりましたら、以下の要領でセッションを終了してください。

  • 一般セッションはFIT奨励賞受賞者のアナウンス。
  • 参加者にFITヤングリサーチャー賞投票についてのよびかけ。
  • 次のセッション開始のアナウンス。