1・3・4項を研究会側で行なう場合

各項目について、以下のスケジュール・手順を参考に行ってください。

1項.論文集作成

1. 論文応募者への採否通知 4~3ケ月前
2. 講演者等への原稿執筆依頼 4~3ケ月前
3. 別刷希望への対応(請求・発送・入金確認等)  
4. 座長等の依頼 2~1ケ月前
5. 原稿収集(督促) 2~1ケ月前
6. 表紙、目次等の作成 1ケ月前
  • 表紙・奥付等の見本(WORD 50KB)
  • 論文集をCD-ROM/DVD-ROMにする場合、上記見本とはISSN番号が異なります。
    CD-ROMの場合 :
        ISSN 1882-0840 情報処理学会シンポジウムシリーズ IPSJ Symposium Series
    DVD-ROMの場合 :
        ISSN 2187-6010 情報処理学会シンポジウムシリーズ IPSJ Symposium Series
    ※タイトルスクリーン及び盤面等に上記を入れてください。
       Vol.,No.は調査研究担当にお問合せください。
  • 論文集にロゴを入れる場合
    ※申請は不要です。パスワードは事務局にお問合せください。
7. 印刷部数の決定、印刷発注(寄贈分:最低14部を含めて決定) 1ケ月前
8. 各種清算(印刷費、郵送費、etc.) 終了2ケ月以内

3項.参加申込受付

1. 専用の振込口座の設置、周知
   ※学会口座への誤送金の転送:送金手数料(1,000円/件)
参加募集掲載時
2. 受付登録、各種問合せ対応 参加募集~1週間前
3. 参加費の請求、引換券・プログラム等の発送 3~1週間前
4. 参加者リスト作成 1週間前
5. 領収書の作成
   ※学会印が必要な場合は事務局に来訪のうえ捺印
1週間前
6. 論文集のみの希望への対応
   (請求・発送・入金確認作業込)
 
7. 入金確認・督促 請求~終了1.5ケ月
8. 各種清算(参加費、郵送費、etc.) 終了2ケ月以内

  ※参加費・論文集代収入は最終参加リストの記載全てを入金済として決算します。
        別刷代収入は内訳リストの記載全てを入金済として決算します。
        収入に関しては以下の書類の提出をお願いします。

  1. 参加費:銀行送金であれば、銀行通帳の該当部分の写しを提出してください。シンポジウム終了後に通帳を解約した場合はその通帳を提出してください。当日現金の収入であれば、領収書の発行控え等を添付してください。
  2. 予稿集:1.参加費に同じです。
  3. 助成金:交付書の提出と、入金の事実を示すため、通帳のコピー部分をマーカーで示してください。
  4. 利息:通帳のコピー部分をマーカーで示してください。

4項.会場・受付

1. 会場の手配、事前打合せ  
2. 会場設営の準備 7日前~前日
    ○受付リストの作成  ○参加章の作成  ○アンケートの作成  ○会場案内表示の作成
    ○当日払の領収書の作成(学会印が必要な場合は事務局に来訪のうえ捺印)  ○講演垂れ幕の作成
    ○プログラムの作成  ○各種支払金の手配(領収書込)   ○お茶・コーヒー等の手配
    ○使用機材の手配  ○各備品の手配  ○事務用品の手配
3. 論文集および(2)項の会場発送 前日
4. 会場設営(機材、各種表示、お茶等) 当日
5. 参加受付(予約参加、当日参加、講演者) 当日
6. 各種支払(講師謝金、アルバイト代等) 当日
7. 各種清算(運搬費、会場費、お茶代、etc.) 終了2ケ月以内
  ※支出は全て領収書を添付してください。領収書のない支出は決算に反映されません。
       (切手代も郵便局の領収書が必要です。)

  ※参加費・論文集代収入は最終参加リストの記載全てを入金済として決算します。
        別刷代収入は内訳リストの記載全てを入金済として決算します。
        収入に関しては以下の書類の提出をお願いします。

  1. 参加費:銀行送金であれば、銀行通帳の該当部分の写しを提出してください。シンポジウム終了後に通帳を解約した場合はその通帳を提出してください。当日現金の収入であれば、領収書の発行控え等を添付してください。
  2. 予稿集:1.参加費に同じです。
  3. 助成金:交付書の提出と、入金の事実を示すため、通帳のコピー部分をマーカーで示してください。
  4. 利息:通帳のコピー部分をマーカーで示してください。
8. 最終参加(含:論文集購入)リストの作成 終了2ケ月以内

事務局への引継ぎ(終了2ケ月以内)

  1. 最終参加(含:論文集購入)リストの提出
  2. 各種清算ファイルの提出
  3. 論文集の引継ぎ(最低14部(寄贈分))

   [学会提出用精算様式 (PDF 131KB)

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