ペーパーレス研究発表会の開催手順&良くある質問

 各研究会皆様
刊行物オンライン化委員会
委員長:中島秀之

はじめに、本会創立50周年(2010年4月)に向けた刊行物オンライン化について、2008年度の論文誌に続き、2009年度は研究会活動のオンライン化を促進することとなります。刊行物のオンライン化によるメリットについては「論文誌等の完全オンライン化の意義(会誌Vol.48 No.12巻頭)」に詳細を記しておりますので、ご一読ください。
一方で、研究発表会運営のオンライン化に当たっては、発表当日の実際の運営では、会場環境や参加者の方々の事情等により、様々な課題が想定されます。諸般の環境が整い、それに応じた運営方法が徹底されるまでの間、研究会主査・幹事の皆様にはご苦労をおかけする場面もあるかとは思います。現在、研究会の主査・幹事皆様のご苦労を少しでも軽減できるよう、研究会システムを構築中です。研究会システムについては、対応が可能となり次第、順次ご案内させていただきます。

現段階で研究会活動のオンライン化に対して、研究会の主査・幹事皆様からお寄せいただいた主なご意見について、回答できるものは以下の通り回答いたしましたので、ご参考ください。

情報技術を先導する学会として、またその中でも先端技術の調査研究を担われる研究会皆様には、研究会活動のオンライン化の推進に当たって何卒ご協力を宜しくお願いいたします。 

ペーパーレス研究発表会の開催手順

USBの取扱いについて

■FAQ :  当日の資料閲覧会場限定配布の冊子体の研究報告当日の設備参加費pdf原稿その他

ペーパーレス研究発表会の開催手順

  1. 原稿締切は従来より1週間早めます。
  2. 資料(研究報告pdf)は、開催1週間前に本会電子図書館研究発表会当日用サイトに掲載します。 ⇒研究会登録者は、無料でダウンロードできます。
    ※特許出願の公知日(研究報告の公開日)が従来より1週間早まりますので、個々の研究発表会毎に、論文・参加募集時に周知いただけるようお願いいたします。
  3. 研究発表会当日用サイト は開催後1週間掲載しています。⇒非登録者は、会場で参加費と引換えに配布するパスワードにより、 発表会当日から開催後1週間まで、資料をダウンロードできます。
  4. 会場には、次のものを送ります。
    ・会場用の資料掲載WebサイトのURLとパスワードの書面
    ・補助用のUSBメモリ(3個程度)
    ・希望する研究会が積立金で印刷する会場配布のみの研究報告(必要部数のみ)
  5. 参加費は、研究会登録者は無料、非登録者からは所定の額を徴収してください。
 
閲覧可能時期※注
閲覧方法
発表会当日
参加費
研究会
登録者
研究発表会1週間前から研究会登録中止まで 電子図書館

事前にPCにダウンロード、またはプリントアウトしたものを持参

無料
研究発表会1週間前から1週間後まで 研究発表会当日用サイト
研究会
非登録者
研究発表会当日から1週間後まで 研究発表会当日用サイト 当日配布されるパスワードによりWebページのURLにアクセス(当日から1週間可能)、または当日USBメモリからコピー 所定額
USBメモリ

※注:発行後2年を超える刊行物については、国立情報学研究所(NII)からオープンアクセス可能です。
 

USBの取扱いについて

  1. 使用するUSBについては、次のいずれかを使用する。    
    (1)ウィルス対策が施された USB    
    (2)書き換えを防止するためのスイッチがついている USB(会場では書き換え不可とする)

  2. 学会事務局では、USBに書き込みを行なう際、次に示すチェックを行なう。    
    (1)研究発表会用のUSBメモリを取り扱うPCは、AUTORUN 禁止設定とする。       
            <参考>Windows で強制"無効"に自動実行レジストリ キーを修正する方法
                         http://support.microsoft.com/kb/953252/ja    
    (2)PCのウイルス定義ファイルが最新であることを確認した後、USBへの書き込むを行なう。    
    (3)書き込みを行なったUSBに対して、1.(1)と異なるウイルス対策プログラムでチェックすること。    
    (4)ウイルス感染の発生状況について、半期に一度、セキュリティ委員会、領域委員会に報告し、       
         必要に応じて運用の見直しを実施すること。

  3. 研究発表会会場の委員は、次に示す事項を遵守する。    
    (1)配布されたUSBに対して、現地での書き換えは原則実施しない。    
    (2)ウイルス感染が発生した場合には、学会事務局に報告すること。

  4. 研究会参加者には、次に示す事項を遵守するようアドバイスする。    
    (1)可能な限り、事前に電子図書館から入手すること。    
    (2)ウイルス対策プログラムをインストールし、最新の定義ファイルとしたPCを使用すること。    
    (3)AUTORUN 禁止設定となっていることを確認すること。(2.(1)参照)    
            <参考>Windows で強制"無効"に自動実行レジストリ キーを修正する方法    
                         http://support.microsoft.com/kb/953252/ja    
                         +更新プログラムの適用(必須)    
                         +AUTORUN設定の変更

  5. その他(1)4.の研究会参加者については、自己防衛のための推奨事項として、次のような事項を
    列挙した資料を受付で配布するような運用が望ましい。    
                         +ウイルス対策ソフトの導入と最新版アップデート    
                         +NoDriveTypeAutoRunなどの設定 など

よくある質問:研究発表会当日の資料閲覧について

Q: ネットワークへのアクセスや、USBメモリの使用に制限が課せられている参加者(特に企業所属の方々)は、当日の資料閲覧が難しいのではないか。また、ネットワーク機器の障害等で当日アクセスできなかった場合にどうするのか。

A:

⇒研究会登録者の皆様には、開催日の1週間前には本会電子図書館研究発表会当日用サイトに掲載するので、事前にダウンロード(無料)いただくよう各研究会の開催案内等でご周知くだされば幸いです。※BookParkの閲覧には、BookPark上のユーザ登録(無料)が必要です。
⇒非登録者の皆様の当日参加の対応については、ネットワーク環境のない場合は、USBメモリを利用いただくこととなります。
⇒USBメモリも利用いただけない場合は、恐縮ですが、会場に投影されるもののみでご対応いただくこととなります。但し、資料は開催後1週間はWeb掲載しておきますので、当日会場で配布された閲覧パスワードにより、後日、ダウンロード可能です。
Q: 研究会参加者以外にパスワードがわからないようにするのは難しいのではないか。
A: ⇒パスワードの利用、資料の閲覧に当たっては、情報処理学会会員として本会倫理綱領に従った行動をお願いいたします。
Q: USBメモリの利用には不安がある。
A: ⇒学会から提供できるデータ配布方法は次の通りですので、恐縮ですが、この範囲の中ご対応をお願いします。
a)ネットワーク上からのダウンロード
b)USBメモリによりダウンロード
c)希望する研究会が積立金で対応する会場のみの印刷物
⇒USBメモリの利用に不安のある方は、上記aの方法でご対応いただくこととなります。(非会員は、当日~事後1週間)
Q: 研究会側でUSBメモリ個数について要求できるようにして欲しい。
A: ⇒USBメモリの配布個数は、無制限とはできませんが、研究会の開催規模に応じて、極力対応したく思います。
Q: 発表会当日はどうしても印刷物がないと不都合だ。
A: ⇒発表会会場で印刷物が必要と研究会が判断した場合は、オプションで、当日の会場配布用に限り印刷物を作成することは可能です。
印刷物の取扱は次項をご参照ください。

よくある質問:会場限定配布の冊子体の研究報告について

Q: 発表会当日はどうしても印刷物がないと不都合だ。
A: ⇒発表会会場で印刷物が必要と研究会が判断した場合は、オプションで、当日の会場配布用に限り印刷物を作成することは可能です。
Q: 印刷費用の負担はどのようになるのか。

A:

⇒印刷費用は、各研究会が有している積立金からの支出となります。積立金をお持ちでない研究会は、領域委員会等と対応をご相談ください。
⇒受益者負担として、参加者に印刷経費の一部を負担いただくことも考えられますので、詳細は事務局とご相談ください。
Q: 印刷は、事前にリクエストすれば事務局でやってもらえるのか。

A:

⇒オプションの会場配布用研究報告の印刷は、事前の申し出により事務局が手配いたしますが、研究会側で手配いただいてももちろん結構です。
Q: 印刷物の残部については、当日会場の参加者以外に希望者に販売できるのか。また、登録者へ研究発表会後配布してもよいか。
A: ⇒残部の販売はできません。印刷物の残部は、全て学会にお戻しくだ さい。
⇒登録者皆様への研究発表会後の配布は、全研究会についてできません。

よくある質問:研究発表会当日の設備について

Q: PC用の延長ケーブル/テーブルタップも学会からの開催キットに組み込んで もらいたい。
A: ⇒6個口5mのテーブルタップをお貸しします。本数は限りがありますのであらかじめご相談ください。
Q: 会場にて論文PDFを印刷できるようにプリンターも貸与して欲しい。
A: ⇒プリンタ対応は考えておりませんので、必要があれば研究会でご対応 いただくこととなります。

よくある質問:研究発表会当日の参加費について

Q: 印刷物がある場合とない場合で参加費を変えてもよいか。

A:

⇒受益者負担として、会場で印刷物を受け取る参加者に印刷経費の一部を負担いただくことは考えられますので、詳細は事務局とご相談ください。
Q: 現在資料なしで参加する場合は無料となっている。ペーパレス化したら、その扱いはどうするのか。
A: ⇒原則として「参加費」を徴収することになると思いますが、研究会によっては、screen投影を見るだけの参加は無料とする等の個別運用は可能とする方向も検討予定です。詳細は事務局とご相談ください。

よくある質問:研究報告のpdf原稿について

Q: PDF原稿の作成方法は提供してもらえるのか。
A: ⇒PDF原稿作成マニュアル、TeXスタイルファイル、Wordテンプレートを提供しています。
Q: ページ数に制限はあるのか。
A: ⇒研究会の年度計画内で、かつ研究報告の常識の範囲でお願いいたします。
Q: PDFのカラー掲載は可能か。
A: ⇒カラー原稿の掲載はもちろん可能です。
Q: リンクの貼り付け、動画の掲載、音を出す等のPDFは可能か。
A: ⇒動画や音楽などはオンライン化によるメリットの一つですので、今後可能となるように検討していきます。

よくある質問:その他

Q: 特許出願の公知日(研究報告の公開日)が従来より1週間早くなるが、その周知はどのようにするのか。
A: ⇒個々の研究発表会毎に、論文・参加募集時に周知いただけるようお願いいたします。
Q: 同時にワークショップ、シンポジウムも事務局側でオンライン化してほしい。
A: ⇒これから開催されるシンポジウムは電子図書館(情報学広場)に掲載可能です。過去のシンポジウム等の論文集のオンライン化については、関連学会との著作権問題の対応に応じて、可能な段階では速やかに対応したく考えています。
Q: 研究会登録者に関しては、研究発表会開催前に、電子図書館で閲覧可能となった時点で、閲覧可能となった旨の案内メールを配信するサービスを行なっ てほしい。
A: ⇒電子図書館(情報学広場)・研究発表会当日用サイトはRSS配信に対応しています。
Q: 登録費の1000円減だけではオンライン化のメリットは小さいのでは。
A: ⇒紙をなくすことで機動性が確保できる、将来の新しい可能性を先取りできる、プログラムや画像データを論文に追加することでマルチメディア性が確保できる、機関リポジトリなど、著者の情報発信をより自由にする可能性を広げられるなど、オンライン化の意義は大きいかと思います。 「論文誌等の完全オンライン化の意義(会誌 Vol.48 No.12巻頭)」も併せてご一読ください。
Q: ペーパーレスにすると登録した人以外の目に触れず、研究者や学生の新たな参入の機会が減る可能性があり、研究者の流動化が阻害されるのでは。

A:

⇒20年9月より、発行後2年を超える刊行物については、国立情報学研究所 (NII)からオープンアクセス可能としております。流動化が阻害されるとは考えておりません。
Q: 現在、大学の図書館には各研究会の研究報告冊子が置いてあり、一般学生を 含め、誰でも閲覧できるが、これが見られなくなると問題である。
A: ⇒図書館には、論文誌と同様に、全研究報告を収録したCD-ROMを配布(有料)いたします。
Q: オンライン化に伴って国会図書館の検索の対象から外れるというのは不利益になるのではないか。
A: ⇒本会に限ることではありませんが、今後、オンライン化に対応した体制を取っていただけるよう、いずれかの段階で国会図書館への申し入れを検討したく思います。
Q: 1論文ごとの印刷は面倒なので、1つの動作で研究会資料全体を印刷できるようにしてもらいたい。
A: ⇒研究発表会会場用の「PDF一括ダウンロード」については可能となるよう対応いたしますが、これ以外に冊子単位で纏めたPDF作成は予定しておりません。必要の際は、利用されるPCのOSに代替機能(acrobatの複数PDF印刷機能など)があるかと思いますので、そちらで対応をお願いします。

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