研究発表会の開催について

研究発表会の開催について

研究発表会は年度計画にそって、以下の手順で開催してください。
◎ 他学会等と共催、協賛などで開催する場合には申請が必要です。 → 研究発表会の共催・協賛等
  1. IPSJカレンダーへ案内を掲載
  2. 研究報告の作成
  3. 発表会開催準備・当日受付
  4. 研究発表会終了後（荷物の返送・精算について）
※ペーパレス研究発表会の開催手順などはこちら（2008年12月資料）をご覧ください。

1. IPSJカレンダーへ案内を掲載

【発表募集／参加募集の掲載】
  1. WebのIPSJカレンダーに掲載します。開催日時・会場・発表申込締切日・担当幹事情報等を事務局担当者宛にご連絡ください。会誌のIPSJカレンダーに掲載希望の場合は掲載希望月の前月15日までにご連絡下さい。前月15日までにWebのIPSJカレンダーに掲載しているものを会誌にも掲載します。
  2. 発表申込を締め切ったら、プログラムをご連絡下さい。プログラムをIPSJカレンダーに掲載します。IPSJカレンダーに掲載するプログラムの雛型はこちら。
開催案内は以下の3点に掲載されます。
学会Web
IPSJカレンダー		 参加募集 掲載用プログラム等提出：約2ケ月前
論文募集 論文募集原稿提出：研究発表会3ヶ月前を目途に提出。（発表申込締切日は研究発表会2ヶ月前のプログラム作成を目途に、適宜設定。）
会誌IPSJカレンダー
見本（PDF　204KB）		 参加募集 掲載希望月の前月15日までに 開催日時・会場を連絡。（掲載希望月の20日以降の開催であること）
論文募集 掲載希望月の前月15日までに 開催日時・会場・論文締切日を連絡。（掲載希望月20日以降が論文締切であること）
IPSJメールニュース
見本（PDF　68KB）		 参加募集 近日開催の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。
論文募集 近日論文募集締切の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。
 

2. 研究報告の作成

  1. 事務局で開催情報詳細を投稿システムに登録。
    投稿システムから担当幹事宛に幹事依頼メールが送信される。
  2. 事務局はIPSJカレンダーで発表募集を行う。
  3. 担当幹事は、発表申込みに対して受領（採録）の通知メール（兼 原稿作成依頼メール）を送信する。
  4. 発表申込みを締め切ったら、担当幹事は、原稿の掲載順・掲載分野をシステムに登録。
    目次・著者情報をcsvでダウンロードし、時間などを追加して作成したプログラムを事務局へ連絡。
  5. 事務局はIPSJカレンダーに参加募集（プログラム等）を掲載する。
  6. 原稿が全て揃い掲載順が確定したら、担当幹事は印刷業者へ入稿完了を通知。
  7. 研究会開催初日の1週間前に電子図書館・研究発表会当日用サイトに掲載。
  8. 研究会開催の前日までに、研究発表会当日用サイトの閲覧用ID・パスワードを他の荷物と一緒に会場へ送付。
研究報告は以下の2ヶ所に掲載されます。
  　電子図書館（情報学広場）
  　研究発表会当日用サイト
 

3. 発表会開催準備・当日受付

※学会会議室での開催の場合は、事務局が受付処理を行います。

［開催準備］

  1. 下記の必要事項を事務局宛連絡（E-mail可）　※ 開催3週間前迄
    1) 研究会当日受付セット等送付先（住所、所属、担当者名、Tel、E-mail 等）
    2) 電源タップ（6個口 5m）の貸出を希望される場合はその本数
    3) 開催必要経費（予算計上内の会場費、アルバイト代など）
       その他の経費は積立金を使用
  2. 会場の準備（研究会で準備）
  3. 開催必要経費は、基本的に事後精算。
  4. 研究報告閲覧用ID・パスワード、登録者リスト、領収証、USBメモリ（2-3個）等は
    開催前日までに指定送付先に事務局から送付。　


［当日受付］

    以下の手続きの後、研究報告閲覧用のID・パスワードを渡す。参加費用は発表者も聴講者も同じ。
  1. 研究会登録者： 無料　　登録者リストにチェック。
  2. ジュニア会員 ： 無料　　参加者リストに記入してもらう。
  3. その他   ： 有料　　参加者リストに記入してもらい、参加費を受取り、領収証を発行。
      ・学会会員 ---- 当日の参加費（会員価格）
      ・学生会員 ---- 一律 \500
      ・学生非会員 -- 一律 \1,000（特定の研究会のみ）
      ・非会員 ------ 当日の参加費（会員価格）＋\1,000
    参加費の詳細は「研究発表会に参加する」のページをご覧ください。
 

4. 研究発表会終了後（荷物の返送・精算について）

［荷物の返送］
  1. 当日の受付セット等は着払い（荷物に同封してある着払い伝票を使用。他の業者でも可）にて事務局へ返送。（1週間以内）
    ・同封の「研究発表会参加状況＆参加費収入明細」に記入をお願いします。
    ・備品（USBメモリや電源タップ）の数に不足がないか確認してください。
  2. 参加費等の当日収入は専用郵便振替用紙にて学会宛に送金。（1週間以内）

［精算について］

支出があった場合は以下のいずれかの方法で精算してください。
  1. 立替払いをしていただき「情報処理学会」宛の領収証を研究発表会の荷物と一緒に学会に返送。立替払いをした方の口座を連絡。領収証を確認し次第、学会から振込。
  2. 「情報処理学会」宛の請求書を送っていただき、直接業者に振込。
  3. 当日参加費収入から支払い可能。研究発表会終了後、領収証は上記と同様学会へ送付し、差引額を振込。不足の場合はこちらから立て替えた方の口座に振込。収支の明細を荷物に同封した「研究発表会参加状況＆参加費収入明細」に振込日・振込金額と共に記載しておく。
    ex>参加費収入○○円－アルバイト代××円＝△△円（6月20日〒振込）

※「領収証について」のページもご覧ください。謝金・アルバイト代などの領収証雛型も掲載しています。