研究発表会の開催について
研究発表会の開催について
研究発表会は年度計画にそって、以下の手順で開催してください。
◎ 他学会等と共催、協賛などで開催する場合には申請が必要です。 → 研究発表会の共催・協賛等
◎ 他学会等と共催、協賛などで開催する場合には申請が必要です。 → 研究発表会の共催・協賛等
※ペーパレス研究発表会の開催手順などはこちら(2008年12月資料)をご覧ください。
1. IPSJカレンダーへ案内を掲載
- WebのIPSJカレンダーに掲載します。開催日時・会場・発表申込締切日・担当幹事情報等を事務局担当者宛にご連絡ください。会誌のIPSJカレンダーに掲載希望の場合は掲載希望月の前月15日までにご連絡下さい。前月15日までにWebのIPSJカレンダーに掲載しているものを会誌にも掲載します。
- 発表申込を締め切ったら、プログラムをご連絡下さい。プログラムをIPSJカレンダーに掲載します。IPSJカレンダーに掲載するプログラムの雛型はこちら。
開催案内は以下の3点に掲載されます。
学会Web IPSJカレンダー |
参加募集 | 掲載用プログラム等提出:約2ケ月前 |
論文募集 | 論文募集原稿提出:研究発表会3ヶ月前を目途に提出。(発表申込締切日は研究発表会2ヶ月前のプログラム作成を目途に、適宜設定。) | |
会誌IPSJカレンダー 見本(PDF 204KB) |
参加募集 | 掲載希望月の前月15日までに 開催日時・会場を連絡。(掲載希望月の20日以降の開催であること) |
論文募集 | 掲載希望月の前月15日までに 開催日時・会場・論文締切日を連絡。(掲載希望月20日以降が論文締切であること) | |
IPSJメールニュース 見本(PDF 68KB) |
参加募集 | 近日開催の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。 |
論文募集 | 近日論文募集締切の研究発表会をIPSJメールニュースへ毎月下旬に送付。 |
2. 研究報告の作成
- 事務局で開催情報詳細を投稿システムに登録。
投稿システムから担当幹事宛に幹事依頼メールが送信される。 - 事務局はIPSJカレンダーで発表募集を行う。
- 担当幹事は、発表申込みに対して受領(採録)の通知メール(兼 原稿作成依頼メール)を送信する。
- 発表申込みを締め切ったら、担当幹事は、原稿の掲載順・掲載分野をシステムに登録。
目次・著者情報をcsvでダウンロードし、時間などを追加して作成したプログラムを事務局へ連絡。 - 事務局はIPSJカレンダーに参加募集(プログラム等)を掲載する。
- 原稿が全て揃い掲載順が確定したら、担当幹事は印刷業者へ入稿完了を通知。
- 研究会開催初日の1週間前に電子図書館・研究発表会当日用サイトに掲載。
- 研究会開催の前日までに、研究発表会当日用サイトの閲覧用ID・パスワードを他の荷物と一緒に会場へ送付。
3. 発表会開催準備・当日受付
※学会会議室での開催の場合は、事務局が受付処理を行います。
[開催準備]
- 下記の必要事項を事務局宛連絡(E-mail可) ※ 開催3週間前迄
1) 研究会当日受付セット等送付先(住所、所属、担当者名、Tel、E-mail 等)
2) 電源タップ(6個口 5m)の貸出を希望される場合はその本数
3) 開催必要経費(予算計上内の会場費、アルバイト代など)
その他の経費は積立金を使用 - 会場の準備(研究会で準備)
- 開催必要経費は、基本的に事後精算。
- 研究報告閲覧用ID・パスワード、登録者リスト、領収証、USBメモリ(2-3個)等は
開催前日までに指定送付先に事務局から送付。
[当日受付]
- 研究会登録者: 無料
登録者リストにチェック。
- ジュニア会員 : 無料
参加者リストに記入してもらう。
- その他 : 有料
参加者リストに記入してもらい、参加費を受取り、領収証を発行。
・学会会員 ---- 当日の参加費(会員価格)
・学生会員 ---- 一律 \500
・学生非会員 -- 一律 \1,000(特定の研究会のみ)
・非会員 ------ 当日の参加費(会員価格)+\1,000
4. 研究発表会終了後(荷物の返送・精算について)
[荷物の返送]
[精算について]
支出があった場合は以下のいずれかの方法で精算してください。
- 当日の受付セット等は着払い(荷物に同封してある着払い伝票を使用。他の業者でも可)にて事務局へ返送。(1週間以内)
・同封の「研究発表会参加状況&参加費収入明細」に記入をお願いします。
・備品(USBメモリや電源タップ)の数に不足がないか確認してください。 - 参加費等の当日収入は専用郵便振替用紙にて学会宛に送金。(1週間以内)
[精算について]
支出があった場合は以下のいずれかの方法で精算してください。
- 立替払いをしていただき「情報処理学会」宛の領収証を研究発表会の荷物と一緒に学会に返送。立替払いをした方の口座を連絡。領収証を確認し次第、学会から振込。
- 「情報処理学会」宛の請求書を送っていただき、直接業者に振込。
- 当日参加費収入から支払い可能。研究発表会終了後、領収証は上記と同様学会へ送付し、差引額を振込。不足の場合はこちらから立て替えた方の口座に振込。収支の明細を荷物に同封した「研究発表会参加状況&参加費収入明細」に振込日・振込金額と共に記載しておく。
ex>参加費収入○○円-アルバイト代××円=△△円(6月20日〒振込)
※「領収証について」のページもご覧ください。謝金・アルバイト代などの領収証雛型も掲載しています。