現地参加の方へ
現地参加の方へ
◆ 受付について
ご来場の際は大会総受付にて受付をお済ませの上、各会場にお越しください。受付では2024年2月28日にメールにて送付いたしました参加章（QRコード）をご提示ください。2月26日以降にお申込の聴講参加者には参加章（QRコード）の発行はいたしませんので、受付でお名前をお伝えください。
会期中もウェブからの聴講参加申込と決済が可能です。
オンラインポータルへのログインIDとパスワードは、2024年2月25日までにお申込の方は参加章送付メールに記載しています。2月26日以降にお申込の方は申込完了メールに記載されますので現地でもできるだけウェブから参加申込をお済ませください。
感染症対策に関するご案内も必ずご覧ください。
◆ ハイブリッド開催について
Zoom を併用したハイブリッド開催となります。
発表時のマイクは、会場にて指示があります。インターネット・オーディオ機器に接続できる PC とヘッドセットを各自で必ずご準備願います。
- 遠隔参加者とのコミュニケーションのため、現地参加の方（座長、講演者、イベント登壇者、司会者）も必ず実開催会場からZoomにお入りください。
- 現地で聴講のみされる方はZoom にお入りいただく必要はございません。
◆ 食堂・売店
※営業時間の変動や品切れ等がある場合がございます。
| 営業日 | 食堂 カルフール 10号館2階 |
生協購買部 19号館 |
|---|---|---|
| 3/15(金) | 11:30～13:00 | 11:00～14:00 |
| 3/16(土) | 11:30～13:00 | 休業 |
| 3/17(日) | 12:00～13:30 | 休業 |
会場での無線LAN・電源のご利用について
- 会場ではeduroam（大学などの高等教育機関や研究機関において、キャンパス・研究所の無線LAN環境の相互提供・利用が可能なローミングシステム）がご利用いただけます。
- 会期中は、ゲストWi-Fiが利用できます。総受付で申請してください。
- 各会場で利用できる電力には限りがあります。発表者を優先してご利用いただきますので、聴講参加の方がPC等をご利用になる場合は、できるだけフル充電をした状態でお持ち込みください。
Zoomへの参加方法
イベント・会場ごとに専用のミーティングルームが設定されておりますので、会議IDを使用してミーティングに参加してください。
Zoom会議一覧／タイムテーブルはオンラインポータルからご確認ください。オンラインポータルの閲覧に必要なIDとパスワードは参加章または申込完了メールに記載しております。URLまたはカメラのアイコンをクリックしてご参加ください。
イベント企画・各発表セッション会場では、ハウリング防止のため、全員必ずPCの音量をOFFにした上で zoomもミュート設定にしてください。
◆ご参加について
- 遠隔参加者とのコミュニケーションのため、現地参加の方（座長、講演者、イベント登壇者、司会者）も必ず実開催会場からZoomにお入りください。 講演者、座長が発言する際に使用するマイクは会場にて指示があります。
- 実開催会場にて聴講のみされる方は、会場のスクリーンとスピーカーで聴講いただけます。
- イベントによっては、オンラインのみの場合もあります。現地会場でもご覧いただけます。
- 休憩コーナーなどで各自のPCから聴講する場合は、ヘッドセットをご利用ください。
参加手順について以下のマニュアルをご確認ください。オンラインポータルには、座長向け、イベント企画者向けのマニュアルも掲載しております。
| マニュアル名 | 詳細 |
|---|---|
| 参加マニュアル | 一般・学生セッションは、Zoomミーティングで行います。発表・聴講される方は必ずご覧ください。 |
| ウェビナーへの参加方法 | 特別講演・各種イベント企画はZoomウェビナーで行います。 聴講される方は必ずご覧ください。 |
ユーザ名変更のお願い
セッションを聴講する際は、必ず以下のように必ずユーザ名を設定してください。 各セッションの講演者・座長は、スタッフによる参加確認を容易にするため、当該セッションの間のみ以下のようにユーザ名を変更してください。続けてご参加する方は、必要に応じて「ユーザ名の参加種別」を再設定してください。
| 参加種別 | 設定 |
|---|---|
| 聴講参加 | 聴講_氏名_所属 （例：聴講_情報太郎_情報大学） |
| 講演者 | 講演番号_氏名_所属 （例：2A-01_情報二郎_情報大学） （イベント例：パネル1_情報次郎_情報大学） |
| 座長 | 座長_氏名_所属 （例：座長_情報花子_情報高専） |
| スタッフ | 会場名_スタッフ （例：A会場_スタッフ） |
マイク・カメラの設定
■ 現地参加の場合、講演者、座長が発言する際に使用するマイクは会場にて指示があります。
会場ではハウリング（キャンセルできないエコー）防止のため、講演者、座長も必ずPCの音量をOFFにした上で zoomもミュート設定にしてください。
Zoom参加時に自動でミュートになるように設定はしておりますが、万が一ミュートが解除されている場合はスタッフより個別に連絡させて頂きます。
- カメラの使用については任意とします。
- できるだけ良好なネットワーク環境で接続して下さい。Wi-Fi環境で電波が弱いところから接続している場合に、音声が途切れたりスライドの表示が大きく遅延したりすることがあります。特に講演者の方はご注意ください。
- 受信映像や発表資料の保存（画面キャプチャを含む）、録音、再配布は禁止します。
質疑応答
質問は、講演終了後に受け付けます。
質問は、挙手をして指名されたら会場マイク受け取って発言してください。会場によっては集音マイク近くにお越しいただきます。
- 時間の制約上、すべての質問に応じかねることがあります。あらかじめご了承ください。
講演者へのお願い
- セッション開始10～15分前に会場、Zoomミーティングルームに入りご準備ください。
- 講演者のプレゼン資料は、会場スタッフのPCからZoomを通して会場スクリーンに投影しますので、会場プロジェクターと接続する必要はございません。
- 講演する際に使用するマイクは会場にて指示があります。今回は、各自のヘッドセットまたは会場集音マイクのいずれかです。
- 事前に接続練習用ルームか各自でZoomを使ってミーティングルームを作成し、音声、画面共有ができるかの接続練習をお願い致します。
- 講演者・座長のためのテストルームも準備していますのでご活用ください。オンラインポータル内でご案内いたします。
- 接続がうまくいかない場合、もしくは途中で音声・画面が途切れるなどのトラブルが発生したら、座長の裁量で発表順を入れ替えるなどの対応を致します。
- 自身の番がきたら演台にて画面共有、スライドショー開始、ポインタ表示を行い、発表を開始してください。
- ポインタ表示は、講演者が今どこを説明しているかわかりやすくなるため、表示することを推奨します。
発表時間は、以下の通りです。
- 一般セッション:発表15分、質疑応答5分（20分）
- 学生セッション:発表12分、質疑応答3分（15分）
※スタッフの画⾯をタイマー表⽰にします。タイマーがうまく表⽰されない場合は⾳声やベルでお知らせします。念のためスマホなどでも時間の確認をお願いします。
座長へのお願い
セッション開始5分前には会場、Zoomミーティングルームに入り、講演者が全員揃っていることをご確認ください。 時間になりましたら、セッションを開始してください。
詳しくはオンラインポータルの「座長運営要領」もご覧ください。
開始前に以下のことを参加者にお伝えください。
- ユーザ名についてルールを守ること
- 遠隔講演者以外はミュートにすること
- 質疑応答について、チャット欄に記入すること
- 発表中のタイムキーパーはスタッフが実施いたします。
発表が終わりましたら質疑応答に移り、質問者を指名してください。
発表時間は、以下の通りです
- 一般セッション:発表15分、質疑応答5分（20分）
- 学生セッション:発表12分、質疑応答3分（15分）
全員の発表が終わりましたら、以下の要領でセッションを終了してください。
- 学生セッションは学生奨励賞受賞者のアナウンス
- 参加者に大会優秀賞・大会奨励賞投票へのよびかけ
- 次のセッション開始のアナウンス
