国際会議開催の手引き（詳細）

国際会議を開催する上で、主な項目を時期ごとに列記いたしました。
このスケジュールはあくまでも目安ですのでご参考にしてください。

1．1　はじめに 　
成功を収める学術会議にはしっかりとした組織づくり、十分に計画・準備された運営と適切な援助が必要です。皆様が計画・準備・運営される国際会議が成功するための一助となるよう、この手引きをご活用下さい。

1．2　国際会議関連の規程類について 　
情報処理学会には、情報処理技術に関する国際的な交流を活発にして、学術の振興に寄与することを目的とした、国際会議に関連した規程類があります。
皆様方が、国際会議を計画し、この手引きによる「国際会議開催申請書」を提出されますと、国際関係の規程類に基づいて調査研究運営委員会、領域委員会で審議され、さらに理事会において審議されることになっております。

1．3　国際会議の運営主体と開催申請・終了報告の流れ
情報処理学会の国際会議は、学会運営主体の国際会議（運営主体研究会が明白でないものも含む）と研究会運営主体の国際会議に分かれます。
開催申請・終了報告までの流れは「国際会議開催の手引き」のトップページを参照ください。

2．1　国際会議に対する情報処理学会の関与 　
情報処理学会（以下「学会」という。）が国際会議（以下「会議」という。）を主催（Sponsorship）ないし共催（Co-Sponsorship）する場合は、一般的に、広報・資金面においての助言と援助を行います。
関与形態として、運営主体が学会（運営主体研究会が明白でないものを含む）の場合と運営主体が研究会の場合があります。

2．2　国際会議開催申請書の提出 　
運営主体が学会、研究会いずれの場合も国際会議としてconference, symposium, workshopを計画、開催する場合で、学会の主催、共催（共同主催）を求める場合には、会議の組織委員長（Organizing Chair）（総括責任者）を務める者、あるいはその指定代理人は、国際会議開催申請書（以下「申請書」という。）に必要事項を記入、記名捺印又は署名のうえ、調査研究運営委員会（Steering Committee of IPSJ SIGs）または領域委員会（Domain Committee）経由、学会会長（President）宛提出しなくてはなりません。
会議開催者が学会に資金面において、事前資金の援助、貸付け、利益分配等の形で関与するように要請したい場合、申請書の予算部分（申12.2）に必要事項を記入しなくてはなりません。学会が申請を承認し、かつ学会が会議における金銭面で利益関係を有する唯一の当事者である場合には、学会は会議の「主催者」となります。
また、学会は金銭的利益関係を共有することにより、「共催者」となります。共催の場合は、責任の割合を相手と協議して決定のうえ、申請書（申6）にその負担割合を記載します。
主催、共催いずれの場合でも、学会の正会員の登録料（registration　fee）は、会議参加者中の最低料金（ただし、名誉会員および学生会員に対する割引料金や主催、共催、協賛（co-operation）、後援団体等に対する特別料金を除く）と同額とすることが必要です。

2．3　申請書の提出と承認 　
会議は、立案と広報に最大限の時間を確保するため、申請書は会議の遅くとも1年半前迄に学会会長宛に提出されなければなりません（会議の立案はもっと早く開始されなければなりません。（「会議前の主な作業スケジュール」に記入）。申請書は、調査研究運営委員会または領域委員会で承認後、理事会（The Board for Directors）において検討・審議され、企画が承認された場合には、学会事務局（Secretary）より通知されます。企画が承認されない場合はその理由が通知されます。

2．4　運営主体が研究会の場合の事前研究会承認および協力 　
運営主体が研究会（SIG）の場合、申請書は領域委員会に提出される前にその研究会によって承認されていることが必要です。

2．5　学会の名称およびロゴの使用 　
申請書が理事会により承認されたら、会議の企画者は、通知状や論文募集要項（Call for Papers）を含む全ての会議資料に学会の名称とロゴを使用しなければなりません。
会議用に便箋を印刷する場合には、学会の名称とロゴを使用しなくてはなりません（ロゴは学会事務局にjpeg等各種フォーマットがございますので、ご請求ください）。
（学会英文名：Information Processing Society of Japan　略称：IPSJ）

2．6　承認に伴う条件 　
会議企画者側の申請書が承認された場合、学会はその旨を通知します。企画者は登録料、学会の名称とロゴの使用、予算ならびに報告書に関する条件を受諾、申請内容に追加、 変更のある場合は、調査研究運営委員会または領域委員会に随時報告してください。

2．7 報告書 　
会議組織委員長は調査研究運営委員会または領域委員会の指示がある場合は、会議開催準備状況を随時調査研究運営委員会または領域委員会に報告しなければなりません。
会議組織委員長の義務は、会議終了後2カ月以内に国際会議終了中間報告書（財務報告を除く）を、その後最終的な、国際会議終了報告書（財務報告書を含む）（様式6、7）ならびに監査報告書を調査研究運営委員会または領域委員会で承認され、理事会で了承されてはじめで完了します。最終的な終了報告書は会議終了後6カ月以内に提出されなければなりません。また終了報告提出以前に、学会から貸付金があればその返済を会議終了後2カ月以内に、剰余金（surplus）がある場合には14.4.1の処理手順に従って処理し学会に納付を行い、すべての金融口座の解約がなされなければなりません。終了報告書に関する詳細は後述します。

3．1　会議名 　
ここでいうconferenceとは、予定される出席者がおよそ300名を超える国際会議を指します。同様にsymposiumは100～300名、workshopとは100名以下の出席者のある会議を指します。 通常conferenceとsymposiumは論文集を出版し、workshopは論文集の出版は任意です。学会が国際会議の主催者の場合は、会議名には識別のために、常に学会の名称が含まれていなければなりません。
（例：IPSJ the 5th International～） 　
会議名中に「例年の」という意味の「annual」という言葉が入る場合、会議が毎年開催されることを意味します。また、第n回という意味のfirst、second等の言葉が入る場合は、会議がほぼ一定の間隔で継続的に開催されることを意味します。これらの言葉を使用する場合は、それに先立って、会議を継続的に開催するという計画が立てられていなくてはなりません。「国際」という意味の「International」という言葉は会議が十分に国際的な性格を持っている場合に限り使うことができます。通常この言葉を使うためには会議に最低2カ国からのアクティブな参加が必要です。さらにプログラムには開催者の国以外の最低1カ国からの相当数の論文が含まれることが必要です。 会議の開催が承認されたときは、承認された名称だけを使用しなければなりません。サブタイトルの追加を含む変更は調査研究運営委員会または領域委員会の承認が必要です。また、申請書の他の部分の追加・変更も同様に承認が必要です。

3．2　開催地 　
会議開催地の選定にあたっては便利さや宿泊施設の利用の可否、交通の利便性、出席者の費用負担、開催時の季節・天候、リクレーション、地元のボランティアの援助が得られるか否かなどの点を考慮しなければなりません。

3．3　開催期日 　
暫定的な開催期日が決まったときは、他の関連会議との衝突を避けるため、会誌、ウェブページ等で確認してください。また学会の承認が得られる以前であっても、他の会議計画者にも分かるように、できる限り早急に学会へ暫定開催日を連絡することをお勧めします。しかし会議が学会のスケジュールに登録されても、正式に承認されるまでは、原則として学会の出版物に公表は出来ません。 　
大規模な会議は会議施設の使用の時期を決めることが難しいこともあり、少なくとも2年前に開催期日の予定をたててください。

会議組織委員長あるいはその指定代理人は申請書を確認のうえ記名捺印または署名をしてください。

5．1 主題 
会議では、会議の目標を申請書に明記してください。すでに承認されている他の会議と重複する場合は討議が必要となります。設定された目標で会議が承認されたら、変更してはなりません。変更する場合は調査研究運営委員会または領域委員会の承認が必要です。

5．2　利益 　
会議の開催によって会員または専門家が受ける利益について、調査研究運営委員会または領域委員会に説明を行ってください。主たる利益は通例、「情報の獲得」です。他の利益としては、学界－産業界－政府間の協力推進、学術的な研究、特別なレポート等が挙げられるでしょう。

5．3　出席人員および論文数の見積り 　
過去の経験、ないし取り上げる技術的テーマに対するその時点の世間の関心の高さに基づいて、最低出席人員を推定してください。出席人員は多めに見積もられがちではありますが、少なめに見積もっておく方が現実的です。応募される論文数を見積っておくことは、会議の計画、とりわけ論文査読作業（referring）量を知るのに関して役立ちます。

6．1　会議が協賛・後援を受ける場合 　
当該国際会議に対し、後援者や協賛者が利益追及の目的を有していないことを条件に、学会は他の学会、大学、協会、産業団体、政府機関等の協賛または後援を受けることができます。
協賛または後援先の主体が最近設立されたために、学会が当該機関に関して知識を有しないと思われる場合、当該主体の設立の趣旨、設立者、総員数、営利・非営利団体の別など簡単な説明文書をつけてください。 　

6．2 学会が他団体の会議を共催・協賛・後援する場合 　
個人が主催する会議は財務、著作権等に関する保証が困難なため、学会は法人が主催する会議で、それが非営利目的の場合のみ共催、協賛・後援することとします。

6．3　地方支部、研究会およびコンベンションビューロの関与 　
テクニカルミーティングの計画に際しては、地方支部や各研究会並びにコンベンションビューロの協力を仰ぐことをお勧めします。

6．4　ナショナル・ソサエティ 　
会議が日本国外で開催される場合、適当なナショナル・ソサエティと共催することを強くお勧めします。日本国外においては、その国を代表する団体の力が国際会議を成功させるために不可欠なためです。

6．5　資金参加 　
共催方式をとる場合は、申請書に資金参加率を記載してください。原則として剰余金（surplus、収益、利益とはいわない）、および損失は資金参加に応じて分担配分されることとなります。

7．1　剰余金 　
剰余金を概算するために予算書で計算した総収入から、同じく予算書で計算した総支出を差し引きます。
調査研究運営委員会及び領域委員会は当該国際会議の予算に剰余金が生じるように助言します。

7．2　貸付金 　
貸付金は、収入が生じる以前に支払わなければならない支出を行うために（会場使用料の手付金など、事前のオペレーションに使用するため）申請することができます。概算費用を一覧表にして、必要な貸付金額と時期を記入してください。なお、貸付金（無利子）は300万円を上限とします。
貸付金は会議終了後2カ月以内に返済してください。
貸付金は終了報告書が提出される以前に返済されなければなりません。また貸付金を会議収入の一部と混同してはなりません。
学会から貸付金を受ける時には、「国際会議貸付金振込依頼書」および「同借用書」（様式3、4）を、学会事務局長宛てに提出してください。

7．3　援助金

論文募集要項（Call for papers）には、会議の名称、開催期日、開催地、共催および協賛・後援団体、会議の目的、および発表者に関係のある注意事項が含まれていなくてはなりません。

9．1 ホテル等の契約 　
学会が単独主催する会議では、ホテル等の契約交渉は通例、会議運営委員長（Steering Chair）の指示のもとに設営担当委員（local arrangement chair）が行います。
この場合、ホテル等の契約の署名捺印を取りつけたあと、契約書を大切に保管してください。記名捺印がない場合学会は責任を負うことを拒否することができます。学会が共催者となる会議では、他の共催団体責任者の署名捺印が必要です。

9．2　展示契約 　
学会が単独で主催する会議では、展示契約の交渉は通例運営委員長の指示により展示担当委員（exhibition chair）が行います。
展示契約は運営委員長かその指定代理人によって署名捺印されていなければなりません。記名捺印がない場合学会は責任を負うことを拒否することができます。 　学会が共催者となる会議では、他の共催団体責任者の署名捺印が必要です。展示契約の署名捺印を取り付けたあと、契約書を大切に保管してください。

9．3　その他の契約 　
学会が単独で主催する会議では、100万円または総経費の10%のいずれか少ない方の額を超える契約については、運営委員長かその指定代理人によって署名捺印されていなければなりません。
署名捺印がない場合、学会は責任を負うことを拒否することができます。
学会が共催となる会議では、他の共催団体責任者の署名捺印が必要です。全ての契約書に署名捺印を取り付けたあと、大切に保管してください。

10．1　機能 　 
会議を開催する場合は、統制を保つため組織委員会の設置が必要です。
組織委員会委員長（organizing chair）は、申請書に基づき学会会長が任命・委嘱します。 組織委員会の委員は会議の準備から終了後までの数年（たとえば3年）にわたって概ね変わらないことが求められます。 組織委員会は通例大きな戦略的決定を行う義務を持ちます。すなわち
（1） 運営委員長の任命
（2） 運営委員会の指導・監督
（3） 開催期日、開催地、主要なテーマの選定 
（4） 寄付金の募集 
（5） 共催や協賛・後援の依頼先の決定や調整
（6） 展示やworkshop、tutorial等を開催するか否かの決定
（7） その他 　
加えて、組織委員会は、予算を作成し、 調査研究運営委員会・領域委員会経由、理事会の承認を求めたり、共催・協賛・後援先の了解を得る手続きを取ります。
通例組織委員会の委員は運営委員会の委員とは独立であることを推奨します。
組織委員会は年に２～３回会合を持ちます。それぞれの会合では議事録を執るため書記役を任命し、運営委員会関係者用に決定事項の記録を作成してください。

11．1　目的 　
運営委員会の目的は会議を計画し実行することです。運営委員長は各担当委員を任命・委嘱します。
運営委員長は、組織委員長と運営委員間の調整、指示伝達の義務があります。運営委員会は、会議が共催の場合、共催相手と「共催合意書」（agreement）の締結を行います。本項では運営委員会の委員について説明し、委員の主要な義務について述べます。プログラム担当委員と財務担当委員の義務を除いて、ここで概説する義務はあくまで指針です。
この他に、award、tutorial、workshop、liaisonの各chairを任命するケースもあります。
各担当委員は独自に委員と義務に関する決定を行うことが望まれます。

11．2　プログラム担当委員（program chair）

11．2．1 機能 　
プログラム担当委員は、論文募集要項（CFP）の準備、論文の査読（refering）と判定業務、講師の招待セッションの編成等を含むプログラムに責任を負います。プログラム担当委員はプログラム委員会（Program Committee）を招集しchairを務めます。

11．2．2　プログラムの質 　
プログラム委員会の目指すものは技術的に質の高いプログラムです。提出されたすべての論文に手際よい検討を加えることが質の高いプログラムの作成に不可欠です。プログラム委員会が決定を行なうために、各論文の検討には2つの方法があります。
第1の方法は、プログラム委員会委員が、提出された1つの論文につき2人、望ましくは3人の適格な査読者（referee）を選ぶというものです。査読者には基準となる査読作業フォームを提供し、出版を目的として論文を改善するための助言を行わせます。すべての論文が査読されてからプログラム委員会の会合を開き、査読者の助言によりながらプログラム委員会が論文採否決定を下します。論文が受理されたなら、著者にできる限りプログラム委員会の助言に従うよう要請します。
第2の方法はプログラム委員会の委員が自ら査読を行うものです。通常これは全委員出席のもとに、1～2日の会合を開いて行います。論文を最初から最後まで読むことは時間的に困難なことから、抄録（abstract）を用い、論文について率直な検討を行います。この方法には、各論文について重要な意見交換を行い得る十分な専門知識を持った委員会よりも、判断のため広範な知識を持つ委員会が必要とされます。ここでも論文が受理されたなら、著者に可能な限り論文改善の助言に従うよう要請します。会議発表用論文は、多数の適格な著者から論文を募集するため、集まった論文は通例質の高いものとなります。もし論文が提出された状態では受理できないならば、却下する前に受理できる質に高める努力を著者に求めることが望まれます。応募された論文は、可能な限り全採録の方針で査読作業を進めることが望まれます。

11．2．3 パネル討論会 　
パネル討論会は会議を盛り上げ、活性化する効果があります。特に異論のある立場を紹介するのに有効です。パネルコーディネータは慎重に主な質問事項を選択し、パネリストに会議の前に送付してパネリストが簡単な答弁を行えるようにするなど、事前活動を行ないます。またパネルコーディネータは、問題を具体的にするため、パネリストの答弁の要約を作り、論点を明確にしておきます。
会議終了後、パネルコーディネータは、学会の適当な出版物に発表するために、パネル討論について検討の議事録の編集、または短い論文を書くことを検討しなくてはなりません。
以上のほかにも質の高い論文や口頭発表を実現する方法があります。各自会議の目的に合わせてよりよいプログラムとするよう努力することが肝要です。

11．2．4　プログラムの評価 　
会議出席者からの反応は、プログラムの全体的な質を評価する上で極めて重要です。出席者のセッションに対する評価を知るために、アンケートなど出席者の意見、提言を得る方策を取ることが望まれます。

11．3　財務担当委員（finance chair）

11．3．1　機能 　
財務担当委員は、予算の作成、支出の承認、金銭の出納記録は正確か、承認された登録料が徴収されているか、および終了報告書の内の「財務報告」を作成し監査を受ける（様式7）等、財務面全般にわたって責任を負います。承認された予算内で会議を行うことが財務担当委員の主目的です。
収入、支出が変更されることもあり得るため、承認された予算が必ずしも申請書提出時の予算と同じではないことにも注意すべきです。
会計処理に間違いが生じないように「13.2会計処理にあたっての注意事項」を予め確認し、注意をよく守って会計処理をすすめてください。

11．3．2　銀行口座の署名者 　
銀行口座は会議名で開設されます。財務担当委員が銀行口座の代表者である場合もそうでない場合もありえます。このため、初めに担当業務と担当者を指名しておく必要があります。

11．3．3　支出の承認 　
財務担当委員、運営委員長、組織委員長のみが、支出の承認を行う権限を持ちます。組織委員長は書面にて特定分野に関する権限を他の組織委員、運営委員に委任することができます。

11．4　展示担当委員（exhibition chair） 　
展示担当委員は、展示物の募集、契約、スペース配置等を含む展示者とのすべての調整作業に責任を負います。
専門のコンベンション会社を雇って責任を持たせるのもよい方法でしょう。契約については、運営委員長と協議してください。

11．5　広報委員長（publicity Chair） 　
広報担当委員は、論文募集要項の配布、マスメディアへのニュース記事の送付、アドバンス・アナウンスメント、プログラムの作成、配布、会誌への掲載、電子的媒体（Web等）への掲載（学会Webへのlink）、およびそのメンテナンス等を含む広報に関し全面的に責任を負います。
なお、会誌「情報処理」（会告）に会議関係記事（CFP、Program等）を掲載する場合の料金は以下の通りです。 

学会主催・共催　（1P：5万円）、（1/2P：3万円） 　　
すべて外税です。　Web掲載は無料です。

11．6　設営（現地準備）担当委員（local arrangement chair） 　
設営担当委員は、会場、ホテルの手配、視聴覚機材等のすべてならびに運営委員会が決定する出席者の輸送手配に責任を負います。 設営担当委員は、ホテル契約の交渉を行うが契約に署名してはなりません。契約は組織委員長または運営委員長が行ってください。

11．7　出版担当委員（publication chair） 　
出版担当委員は、必要とされる様々な資料の収集、編集、印刷、輸送に関する手配全般に責任を負います。最も重要な資料は論文集（proceedings）です。プログラム担当委員が論文を受理すると、出版担当委員は、最終テキストの作成のための著者との連絡、出版期日、すべての資料の印刷会社への引渡し、および論文集が会議場へ予定通りに到着するよう責任を負います。

11．7．1　論文集（Proceedings） 　
学会が主催または共催する会議（Conference、Symposium）は論文集（Proceedings）の出版が義務づけられます（除：workshop）。論文集は会議の成果の唯一の公式な記録であり、会議が世界に対して公表され、会議に出席できなかったその分野の実務家に知らせるための確実な方法です。事後においても論文集は有益で、頻繁に参照されます。

11．7．2　著作権(copyright) 　

（1）本学会主催の会議
・著作権の譲渡を受ける（本会著作権規程に準ずる）。譲渡できない場合は掲載を拒否することとする。ただし、依頼原稿の場合で特別な事情がある場合は当該会議の主催者に判断を委ねる。
・会議の主催者がWebで論文を公開する場合は、有料・無料の判断も含め会議主催者の判断に委ねる。

（2）本学会共催の会議
・共催学会と著作権に関する覚書を交わす。原則として著作権は共催学会の共有とし、著作権を譲渡してもらう（第27条 翻訳権、翻案権等、第28条 二次的著作物の利用に関する原著作者の権利を含む）。ただし、共催学会との間で別段の取り決めがある場合はそちらを優先する。
・以下の項目は、必ず共催学会間の覚書に含めること。また著者にもあらかじめ通知しておくこと。
・著作権の所在
・著作権の譲渡を拒絶された場合の対応（譲渡できない場合は掲載を拒否するなど）
・著作者の利用申請と第三者からの転載申請への対応（両学会に申請するのか、
どちらか一方の学会に申請すればよいのかなど）
・著者が自身の論文をWebで公開することの可否（可の場合はその時期）
・本会（または会議主催者）が論文をWebで公開することの可否（可の場合はその時期）
・本会（または会議主催者）がCD-ROM等の媒体を作成または販売することの可否
・論文集には、共催学会の名称、著作権表記および開催日等の必要な事項を明示すること。

11．8　　登録委員長(registration chair)

11．8．1　機能 　
登録委員長は、会議に登録した論文発表者や聴講者の把握、管理を行う義務があります。

11．8．2　入国査証 　
会議を国内で開催する場合に発生する、会議参加者の我が国への「入国査証」発給申請も、登録委員長の所管です。

11．8．3 発給 　
最近は、来日時、我が国への「入国査証」を要しない国がほとんどになりつつありますが、必要とする国々については、学会から会議への「招聘証明書」の提出を、外務省から求められることがあります。特に、中国籍者の入国については、査証の発給が迅速に進まないケースが間々ありますので、ご注意ください。
なお、入国査証の発行対象は、その会議の発表者、共著者、委員（関係者）です。また必要に応じて学会が認めたものに対しても発行できます。

予算の審議は記載事項をもとに行ってください。学会が検討、審議に要する時間を少なくするために、必要な情報のすべてを記入してください。また適宜、予算費目を追加・削除・修正しても構いません。予算作成について不明なことがある場合には、学会事務局にご相談ください。

12．1収 入

12．1．1 登録料収入 　
登録料は適正と考えられる額に限定します。非会員の登録料は、主催者、共催者および協力団体のメンバーの登録料より25～50%高く設定することが望ましい。
学会が会議の主催者や共催者となったり、協力を行ったりするための条件の1つは、学会の会員に対する登録料を最も低額とするためです（会員サービス）。
予算段階で見積もる有料出席者の総数はきわめて重要です。過去の会議における出席者数はよい目安となるでしょう。今年の見積もりが過去の実績より10%以上多いような場合には、差の生じる理由の説明が必要です。出席者の見積は現実的であり、かつ控え目でなければなりません。
無料登録および特別料金による出席者の数はできる限り少なく抑えなければなりません。そういう出席者については、「特記事項」に論文集の配布や社交行事への入場までも含まれるか否かを明記してください。報道関係者は会議場への入場は無料です。

12．1．2 論文集販売収入 　
頒価は内税としてください。

12．1．3 チュートリアル収入 　
過去の経験からみて、会議出席者のうちチュートリアルに出席する人の割合は約10～40%です。聴講料は内税としてください。

12．1．4 展示会等収入 　
展示料は内税としてください。

12．1．5 社交行事等収入 
内税としてください。

12．1．6 その他の収入（補助金等収入）　 　
その他にも収入が他団体等からの基金や寄付金、官公庁の補助金、産業界からの寄付、預金の金利、広告料等のかたちで見込まれます。これらの収入に付帯条件のついている場合は明記してください。 
なお、補助金や助成金、寄付金については、当該国際会議で用意した銀行口座に振り込みが可能な団体であることが望ましいです。国または独立行政法人の助成金や補助金の申請はあらかじめ学会事務局にご相談下さい（国または独立行政法人からの助成金や補助金は、法人格を持つ主催団体（学会）に限定されることから、当該国際会議で用意した銀行口座には、振り込むことができません）。

 

12．2支 出

12．2．1 会議準備費

会議保険料（共催相手の条件に従って保険をかける）
*傷害保険なら会議参加者は基本的に公務であるので、労災保険が適用される為
保険をかける必要はない。
*動産（講演機器類、会議開催備品類）保険については、必要であれば保険をかけて
もよい

12．2．3　募金経費 　

・人件費　
・旅費　
・事務費

12．2．4　学会への管理費（アドミニストレイティブ費）
学会への管理費（アドミニストレイティブ費）として参加費収入（12．1．1 登録料収入）の5%を計上してください。
但し、共催相手がIEEEまたはIEEE-CSの国際会議の場合には、アドミニストレイティブ費用はIEEEまたはIEEE-CSが国際会議開催の為に用意している予算フォーム（TECHNICAL MEETING REQUEST FORM (TMRF)）に含まれているので、国際会議開催申請書に定めた責任分担（比率）に応じて共催学会でアドミニストレイティブ費用を分配してください（上記5%はたてなくて構いません）。

12．2．5　予備費 　
予備費を設ける主たる理由は、費用の不測の増加や減収に対するためです。計画したスケジュールが不適当であったり、計画になかった費目を追加する決定が行われたりすると費用は増えるものです。また、予定していた出席者数に満たないと減収となります。
予備費は予測できない金額をカバーする役割があり、すべての通常会議で予算の10～15%程度の予備費を見込む必要があります。

※「国際会議の会計処理について」も合わせてご一読ください。

13．1　一般事項 　
財務担当委員がすべての収入と支出、および会議が承認済みの予算内で運営されるように責任を負います。

13．2　会計処理にあたての注意事項 　
財務担当委員（finance chair）またはこれに相当する方は、国際会議の会計処理に間違いが発生しないようにするために、予め以下をご確認のうえ注意をよく守って会計処理を進めて頂きますようお願い申しあげます。不適切な会計処理は当該国際会議だけではなく学会全体としても不都合が生じますのでよろしくお願い致します。

１． 会計士との相談、国際会議事務委託
(1) 会計士監査が必要な規模の国際会議（収入あるいは支出が1,000万円以上のもの）を開催する場合は、
事前に会計処理について必ず会計処理のやり方についての指導を受けてください。
(2) 会計士監査が必要な規模の国際会議を開催する場合には、会議の事前準備や予算作成から参加事前登録、
当日の受付・運営、資料等各種制作物、開催後の会計処理等一切の事務作業を引き受けてくれる業者に事務
委託されることをお勧めいたします。

２．参加者リストの作成
(1) 事前登録者に関する参加者リストは、事務局自身（国際会議開催団体事務担当のこと、以下同じ）が作成するか、
または作成を委託する場合には必ず事務局が最終確認を行ってください。
(2) 参加者リストには、参加者毎に、必ず個人を識別できるユニークな番号やID等をつけ、個人データ（氏名、所属、
国籍等）の他、参加料を積算するデータ（参加資格、付加的費用が発生する場合にはこれに関するデータ）を
併記してください。
(3) 上記に基づき、受領すべき参加料を記載してください。
(4) 当日登録者に関する参加者リストについては、申込用紙を保存し、作成した参加者リストと照合できるようにしてください。
なお、申込用紙は連番とし、書損じも照合が終了するまでは廃棄しないでください。

３．参加費収入（徴収）
(1) 事前登録者からの払込は、可能な限り、クレジットカード又は銀行振込とし、現金での受取はないようにしてください。
(2) 当日登録者からの受取も、可能な限り、クレジットカードによる払込とし、現金での受取は少なくしてください。
(3) 当日登録者からの現金による受取については、領収証控又は領収証の耳に払込者及び払込金額を記載して保存
しててください。また、領収証は連番とし、書損じも照合が終了するまでは廃棄しないでください。
なお、領収証発行者は、可能な限り、現金受領者と別人とし、領収金額を確認した上で領収証を発行してください。
また、受領した現金は直接支払に充当することなく、必ず一旦は銀行に入金してください。

４．協賛金収入
(1) 協賛者毎に、協賛金額を記載した協賛申込書を保存してください。
(2) 協賛金の入金は、可能な限り、銀行振込にしてください。

５．論文集等販売収入
(1) 論文集等販売収入については、販売単価及び販売数量がわかるものを保存してください。
特に、販売数量に関しては、作成数、配布数、販売数、寄贈数、残存数等がわかる資料を作成・保存してください。
(2) 販売収入も直接支払に充当することなく、必ず一旦は銀行に入金してください。

６．支出について
(1) 支出は、可能な限り、請求書及び領収証を保存してください。
(2) 支払は、可能な限り、銀行からの振込みとし、振込証を保存してください。
(3) 当座の交通費等のように領収証を入手しにくいものについては、支出者、支出事由、支出金額を記載した
出金伝票を保存してください。

７．会計処理について
(1) 集金を委託した場合は、収入と支払手数料を相殺しないで、両方を別記（総額表示）してください。
(2) 銀行振込により支払った場合は、合算して表示しないで、振込金額及び振込手数料を別記してください。
(3) 収入及び支出の勘定科目は協会又は会計報告先の勘定科目に準拠してください。

13．3　財務担当委員による口座の管理

13．3．1　口座の開設 　
この場合、会議参加者の利用しやすい預金口座を開設します。
口座は会議の名義で開設し、個人名として財務担当委員を名義とします。毎年同じ名称を使う会議の場合は、会議の開催年など当該会議を他と区別する何らかの言葉を口座名の中に入れます。
例）2001○○○○国際会議運営委員会　　山田太郎 　　 　　
口座開設の際には名義人は身分証の提示を、金融機関から求められます。 　　

13．3．2　口座の解約 　
口座は会議終了後６カ月以内に解約されなければなりません。
継続する会議の場合、翌年は新しい口座を開設するものとします。

14．1　概説
組織委員長は会議終了後6カ月以内に国際会議終了報告書が作成されるよう責任を負います。報告は、国際会議終了中間報告書（財務報告は含まない）を会議終了後2カ月以内に 調査研究運営委員会または領域委員会宛に送付し、続いて会議終了後6カ月以内に、財務報告を合わせた最終的な国際会議終了報告書ならびに監査報告書を、 調査研究運営委員会または領域委員会宛に送付しなければなりません。

14．2　国際会議終了中間報告書 　
終了中間報告書は、会議の進行と出席者の反応を述べた総括、出席者数（人数、国別人数）等、 終了した会議の全般的な開催状況の報告です。これは、一般的に「財務報告」の作成に相当の時間を要し、学会への会議終了の報告が遅延することを防止する意味合いのものです。したがって、中間報告書の提出は2カ月以内提出の期限を厳守してください。なお国際会議終了報告書の提出期日を記入してください。

14．3 国際会議終了報告書 　
監査済みの財務報告を含む最終の終了報告書です。 　

14．4　財務、監査報告 　
学会が会議の主催者ないし共催者であった場合、終了報告書には財務報告が必ず含まれなければなりません。  調査研究運営委員会、領域委員会、理事会に提出する財務報告は、必ず公認会計士または学会監事の監査を受け、監査報告書を添えて学会に提出しなければなりません。ただし会議が学会の共催で、共催相手の団体のほうで財務監査を受けている場合は、それに従います。

14．4．1　剰余金の扱い 　
剰余金が発生した場合には，その扱いを以下の順番で処理してください。
剰余金を寄付金・基金等として拠出する場合の拠出先は、当会の目的に合致した他の公益法人に限ります。

1. 剰余金を寄付金・基金等として当会の目的に合致した他の公益法人に拠出する場合
   予め調査研究担当理事（ならびに財務担当理事）の決裁を得るものとし、終了報告には、「国際会議剰余金の他の公益法人への拠出に関する届出書」（様式8）ならびに振込票の写しを添付するものとする。
2. 剰余金を寄付金・基金等として当会の目的に合致した他の公益法人に拠出しない場合
   予め国際会議開催申請書で定めた共催団体の負担割合に応じて剰余金を配分し、配分された剰余金は運営主体が学会の場合には一般会計へ繰り入れるが、特定の研究会が中心となって開催する　　場合には剰余金の１／３を当該研究会へ繰り入れ、残り２／３は一般会計に繰り入れる。運営主体が研究会の場合には剰余金の２／３をその国際会議の運営主体となった研究会（複数でも可、配分を予め国際会議開催申請書に明記する）の積立金に繰り入れ，残りの１／３は一般会計に繰り入れる。

14．4．2 貸付金・剰余金の学会への納付 　
貸付金ならびに剰余金（上記14.4.1の2の場合）は、速やかに会議名義で学会事務局に振込んでください。 なお、納付の際は事前に、会議名、金額をご一報ください。
振込先は、こちらをご覧ください。

14．4．3 収支決算での欠損 　 　
欠損が生じた場合は、資金参加率に応じて各共催者は欠損の補填を求められます。この場合、組織委員長は 調査研究運営委員会または領域委員会で、場合によっては理事会で事情説明を行わなければなりません。ただし、欠損の理由によっては、欠損が認められないことがあります。
運営の主体が研究会で、欠損が生じた場合には、当該研究会の積立金で補います。それでも補えない場合には、領域委員会で調整をします。
運営の主体が学会で、欠損が生じた場合には、学会で補います。
なお、欠損の処理については 調査研究運営委員会または領域委員会と理事会の指示に従ってください。

14．4．4　財務記録の保存 　
財務担当委員は会議終了後最低10年間はすべての記録を保存しなければなりません。

14．4．5　会計監査

1. .主催，共催の国際会議において，収入あるいは支出が1,000万円以上となる場合には公認会計士の会計監査を受けてください（このための予算措置をしておく）。
2. .共催においては，開催前に会計監査について共催者同士で方針をあらかじめ定め，その結果を国際会議申請書提出時点で合意点について明記すること。
3. .共催の場合，情報処理学会の監事監査と合意したときは，監事は情報処理学会内での監査責任を持ち，共催相手側に対する監査責任は生じないことを了解してもらうこと。
4. .資金が特定の企業からあるいは公的機関等の交付金などから発生している場合は，資金提供者の監査に対する意見を尊重し，それに従うこと。この場合，　会議が適正に開催されたことを証明する必　　要があるので，可能な限り公認会計士の監査を受けることが望ましい。
5. .資料（参加者記録，領収書，銀行通帳，ならびに金銭関係書類などのいかなる書類，など）は10年間保管すること。

　　　［国際会議監査手順］
以下の手順に準じて監査を受ける。

1. 監査費用を含まない収支報告書（開催元→公認会計士へ依頼）
2. 監査費用決定（公認会計士）
3. 監査［収支報告書、終了報告書、領収証・請求書・収入証明書類等の証拠書類、通帳］
   （公認会計士、開催元）
4. 監査報告書（公認会計士）
5. 剰余金処理（開催元）
6. 口座解約（開催元）
7. 終了報告、収支報告書、監査報告書（開催元→学会）

※収入および支出が1,000万円未満の場合には公認会計士による監査は不要で学会監事による監査となりますので監査費用は不要です。学会監事による監査の場合には手順としては３からということになり（）内の公認会計士が学会監事になります。 

14．5　国際会議終了報告書の提出の遅延 　
例外的な場合には、組織委員長は「国際会議終了報告書提出遅延理由書」（書式自由）を調査研究運営委員会または領域委員会宛に提出して下さい。その際、新しい提出期限を明記してください。
なお、国際会議終了中間報告書の提出遅延は認められません。

14．6　国際会議終了報告書の承認 　
理事会は調査研究運営委員会または領域委員会の答申を受け、終了報告書を審議、承認する責任を負います。

15．1　主催、共催の制限 　
政府、産業界等の制限を受ける会議については、主催者、共催者となりません。

15．2　視察旅行等 　
視察旅行および類似の活動はバスの定員や他の施設の収容力によって制限され、それらの活動への出席は他の参加団体のメンバーからの参加要望の結果次第で可能となります。その他の制限がつく会議については主催者、共催者となることはありません。

15．3　会議出席者の安全 　
傷害保険なら会議参加者は基本的に公務であるので、労災保険が適用される為保険をかける必要はない（共催相手の条件に従って保険をかける）。

15．4　安全な交通手段の手配 　
会議に出席する際に利用する交通手段に不測の事故が発生した場合の責任は、輸送業者が負います。事前に業者に書面で確認をとっておいてください。 　

15．5　出版物の保管等 　
学会は、会議の出版物の出版、出版費用、保管に関知しませんので、学会宛に論文集のバックナンバーの購入照会があった場合は、会議の出版委員長へ、その照会を転送します。 　

15．6　会場での録音・録画と写真撮影 　
録音・録画と写真撮影は通常会議の公開セッションでは差し支えないと見なされています。しかし会議では、テープレコーダやカメラの使用は、責任を負う団体やセクションが適宜制限を加えます。すなわち自由な討議の妨げになったり、会議の成果を危うくしたり、会議を中断させるような場合は、テープレコーダやカメラの使用は制限されます。こうした制限の必要となるセッションは事前に明らかにされなければなりません。

16．1　スケジュール 　
成功する会議にはよく計画されたスケジュールが必要であり、これを守ることが重要です。会議の企画には一連の従うべき指標があります。

100名以上が出席する会議には通常1年半から2年の準備期間が必要です。

学会の正式な承認後、論文応募要項（CFP）は早めに広報されなければなりません。論文の提出期日は会議の6カ月ないしそれ以前とします。これにより論文の査読・選択（referring）と著者への通知（notification）が可能となります。

事前プログラム（advance）は最低でも会議の３カ月前に発行することが望まれます。

事前通知（call for participation）を最低でも会議の6カ月前に発行することはきわめて有効です。事前通知には、簡単なスケジュール、テーマ、詳細照会先、（可能なら）ホテル・交通予約用紙、および会議聴講登録用紙が含まれなければなりません。会議と関連して行われる他の催し（チュートリアル，見学会等）も事前通知に含まれます。早めに事前通知を送ることは海外からの参加者に有益です。早めの事前通知により海外の出席者も期日までに回答を寄せることが可能となります。

事前プログラムには、事前通知で知らせた事項に加え、論文の摘要、著者名、および他の多くの詳細が含まれ、より総括的です。

出席者がホテル・交通予約用紙を受け取ってから、ホテル・交通予約を締め切るまで最低１ケ月の猶予をおかなければなりません。この期間は小切手等を処理し、ホテルへの郵送に必要です。 　　

16．2 ホテルの選択

ホテルや会議場を選択したらなるべく早い時期に契約を取り決め、すみやかに署名捺印を行なって、会議室と宿泊用の部屋を予約します。500名以上が出席する大規模な会議では、ホテルは少なくとも2年前に選択すべきです。

1,000名以上が出席する大きな会議については、日取り、宿泊用の部屋、会議室が確保できるよう、最低向こう5年間の計画書をホテル側との間で取り決めておくことが望まれます。また追加の宿泊用の部屋を提供する他のホテルを抑えておくことも検討しておいた方がよいでしょう。

ホテルは会議にふさわしい大きさでなければなりません。会議がそのホテルの最重要事業であることが一番であり、それが最良のサービスと場所を確保することにつながります。

ホテルとの原契約はできるだけ詳細にわたるものでなければなりません。最低でも、宿泊用の部屋の予約、宿泊用、会議用の部屋の料金、展示用設備の手配、予約方法、請求と支払、予約取消条項、および視聴覚器材の手配についてカバーしていなくてはなりません。

宿泊用以外のすべての部屋は、各部屋の名称を記載します。ホテル側は部屋を大きさごとに割り当てようとするもので、最終的にホテル側がこちらが予定していた部屋を他の行事に割り当ててしまうこともあり得るからです。運営委員会から手配係を出してホテルに協力させ、すべての部屋と他の手配を監督させます。

いかなる場合でも、ホテル契約の中に罰則事項を含めてはなりません。我々はホテルと同じだけのリスクを負うことになります。会議に予定しただけの出席者がなかった場合、我々が損失を負うことになります。

交渉相手のホテルが要求に応じない場合は、他のホテル、それが駄目なら他の都市のホテルと交渉すべきです。少なくとも会議の2年前にホテルを選択することが最良です。大きな行事には、より多くの時間的余裕が必要です。

会議室は、大きすぎてはなりません。会議室の大きさが出席者数に釣り合うか、若干大きいぐらいの場合が一番快適に感じられるものです。会議室が大き過ぎると、実際には予定通りに出席があっても出席者は出席の悪い会議だと感じるものです。たいていの上首尾に終わった会議には、2、3名立っていなければならない人が出るものですが、出席者はかえって、重要な会議だから予定より出席者も多い、と考えるものです。長時間の会議に立見の出ることを支持するものではありませんが、空席がたくさんあるのもよくありません。

視覚資料がよく見えるよう会議室の天井は高くなければならないこと、音響システムは会議の大きさに見合ったものであることを忘れないようにしてください。うまく作動しない機器を発見して修理できるように、会議の2週間前には音響・投影設備のチェックを行ないます。隣の部屋の会合の物音が聞こえないよう、壁には必ず適当な遮音効果が必要です。ＦＭマイクロフォンを使用する場合は、マイクロフォンが他のFMの周波数からの送信をキャッチしないか、ホテルのなかで試してみてください。

部屋の予約と確認をどう行うかについて必ずホテルに伝えます。ホテルないし他の団体が予約業務を行う場合、予約フォームの作成に参加させます。

海外からの出席者の予約と確認は航空便やe-mailを利用してもらうこと。会議開催ホテルに宿泊できない人々を収容するための他のホテルも確保しておくこと。1,000名以上の出席者のある会議については、宿泊案内書の使用や予約を行なう代理店を雇うことを検討すべきです。

予約フォームについては、部屋の使用を保障するために、クレジット・カードが使えるかどうか明記すること。クレジット・カードが使えれば、予約が簡単になるのでホテル側と交渉すべきです。

会議開催ホテルと他の主要なホテルにmaster accountを開設すること。口座の使用を許可されている人たちのリストを会議の少なくとも2週間前に書面で作成しておいてください。

ホテルとの交渉時に、ホテルと委員会の電話番号を含む連絡先のリストを交換し、責任範囲を明確にしてください。

会議開催ホテルに委員、講師、パネリストなどが打合せをできる部屋を予約します。これは、これらの人の会議への参加を便利にするために必要です。これらの人にはかたちを変えた予約フォームを送付し、予約代理店が特別な手配をできるようにします。

運営委員会は、ホテルで行われる会議に関連するすべての活動（特別室、実演室、展示、ユーザーの会合）を管理します。これを怠れば混乱が生じ、プログラムが中断されることにもなりかねません。

16．3　宣伝用パンフレットと広報 　
効果的で時宜を得た広報活動は、望み通りの出席者数を獲得するために重要であることから、妥当な費用で会議に関する情報をできるだけ広範に流すことが望まれます。通常3種類の宣伝用文書があります。論文募集要項（CFP）、聴講募集要項（CFParticipation）、および事前（Advance）プログラムです。
情報を伝えるのに最も有効な方法はダイレクト・メール（e-mail）です。
会誌に掲載する広報について忘れてならないことは、宣伝用資料を発行日の最低1カ月前に提出することです。たとえば、3月15日発行の3月号に掲載する広告は2月15日までに提出されなければなりません。その他の広報として商業紙や雑誌への発表や有力な出席者のいる行事でのチラシの配布、プレス・リリースなどが挙げられます。商業雑誌への発表を依頼する場合は、通常2カ月以上前に原稿を送付する必要があります。 また学会ウェブページへの会議ウェブページのリンクも可能です（無料）。メーリングリストの活用も有効でしょう。

16．4　論文募集要項（Call for Papers） 　
論文募集要項は会議を最初に公示するものです。通常会議の1年から2年前に発表されていることが望まれます。 初めて論文募集要項を出す場合、フォーマットを作り、構成し、版下を作成するまで最低2カ月が必要です。
論文募集要項の例は会誌等をご参照ください。
募集要項には最低次の記載が必要です。

会議の名称とロゴ 　

主催者、共催者、協賛・後援者名とそのロゴ 　

会議の開催期日と開催地 　

論文を募集するセッションのテーマと完全原稿の提出期日 　

概要の提出締切、採用通知日 　

提出方法（郵送、電子投稿）、完全原稿、アブストラクト、コピー部数等に関する事項 　

照会先 　　 　

この論文募集要項が会議の最初の宣伝物であり、すみやかに発送しなければならないことを忘れてはなりません。郵送する数量は、予算と適切なメーリング・リストが活用できるかどうかによります。同時に必要な場合はプレス・リリースも行うべきです。

16．5　聴講募集要項（Call for Participation） 　
聴講募集要項は大きな会議の場合に用いられる、2番目の宣伝物であり、会議の6カ月以前に発行されなければなりません。海外からの出席者が会議に来る予定を立てるための早い段階での情報を提供します。これが初めての要項ならば、フォーマットを作り、構成して、版下を作成するために最低2カ月必要です。
要項には、最低次の事項を盛り込まなければなりません。 　

会議の名称とロゴ 　

主催者、共催者、協賛・後援者名とそのロゴ 　

会議の開催期日と開催地 　

セッションの一覧 　

会議と関連して行われる他の行事の一覧 　

会議聴講登録の申込書 　

ホテル・交通の予約案内 　

照会先 　

その他の事項：会議の目的

開催地とその周辺に関する簡単な説明、交通手段の詳細 　　

16．6　事前プログラム（advance program） 　
事前プログラムはどの会議においても最後の宣伝物であり、会議の3カ月以前に発行されなければなりません。事前プログラムには、会議と関連行事を説明する全ての必要な情報が盛り込まれなければなりません。はじめて作る事前プログラムであれば、フォーマットを作り、構成し、版下ができるまで最低2カ月が必要です。
事前プログラムには、最低次の事項を盛り込まなければなりません。

会議の名称とロゴ 　

主催者、共催者、協賛・後援者名とそのロゴ 　

会議の開催の正確な期日と場所 　

論文名、論文概要、著者名、講演発表の日付、曜日、時間、および可能なら部屋ごとのセッションのchairを記入したセッションのプログラム 　

会議と関連して行われる各行事の日付、曜日、時間、場所 　

会議聴講登録の申込書 　

ホテル・交通の予約案内（申込書） 　

照会先 　

各委員会の名称と委員の氏名の一覧

出席者の利益と提出される新しい論文の領域を概説した、会議委員長からの出席を要請するメッセージ（触れ込み）

会議の場所と周辺の情報、地図、交通手段の詳細 　ホテルの予約用紙にホテルの住所と電話番号を載せることが肝心です。会議の聴講登録申込書には返送先を忘れてはなりません。クレジット・カードを扱うためのすべての適切な準備がなされない限り、電話での会議登録の受付はすべきではありません。クレジット・カードがなければ、出席者のための手配に費用が生じた場合、出席者から入金を受け取れない危険を冒すことになります。

16．7　最終プログラム（final program） 　
最終プログラムは会議場で登録の際手渡されます。最終プログラムは、事前プログラムに含まれるのと同じ情報を含み、かつ最終的な変更が盛り込まれます。ホテル・交通予約や会議聴講登録については、言及する必要はありません。 最終プログラムの出版には通例、事前プログラムと同一のフォーマットを版下に使用するため、納入までの時間は最も短く、通常会議の1カ月前に作成します。

16．8　論文集（Proceedings) 　
論文集は、学会単独主催会議の場合は（社）情報処理学会が版元となり、学会共催会議の場合は、全共催団体との協議の上で版権所有団体を決定します。プログラム担当委員およびプログラム委員会で論文が採択されると、出版担当委員が作業を引き継ぎ、業者宛書類一式を送付し、返送される完全原稿を記録し、論文集を準備して出版します。 このための費用は、論文集の作成費用に含まれます（会議準備費　印刷製本費）。
会議の約3カ月前にプログラム担当委員は出版担当委員が原稿を準備しはじめることができるように、すべての序章の部分とプログラム委員会に関する情報を提出します。初めて論文集を作成するのであれば、フォーマットを組み、構成を行ない、版下を作成するまで最低3カ月が必要です。完全原稿は、会議の３カ月前までに提出しなければなりません。ただし、プログラム委員会が印刷に先立ち最終原稿を査読できるようにしておきます。設営（現地準備）担当委員並びに出版担当委員は、論文集の会場搬入のためにホテル側と打合せをし、印刷業者に正しい送り先を知らせます。会議開催の2～3日より以前に論文集を配達させてはなりません。紛失したり他の会議の資料と混雑してしまったりしかねないからです。

16．9　食事サービス 　
食事や休憩時に供されるホテルの飲食物は高価であることが一般的です。必要なものだけ注文するよう気をつけなければなりません。ホテルの賄いサービスは、会議の何週間も前から一定量の飲食物を申し受けようとするものです。会議の2週間前ぐらいになったら、予定量を伝えてもよいでしょう。しかし、あくまでも仮発注です。飲食物が必要となる2日前になったら、必要数量を決定しなくてはなりません。この時点で、会食することが分かっている人達の人数分だけ数量を伝えます。間際になっても、予定していなかった人達のために2カ所や3カ所食事の場所を追加することはできるものです。その場合、予定外の人達の分を支払わなければなりません。数日間続く会議では、最終日の休憩と食事に必要な分量は最初の日より減らします。出席者は最初の日が一番多く、最終日はそれより少なくなるのが一般的です。

16．10　展示 　
展示をするかしないかを決めるのは、会議の目指すところや力点を置くものによります。ほとんどの場合、会議の眼目は技術発表です。もしそうなら、展示の存在が技術セッションの妨げにならないよう十分注意しなければなりません。通例は技術発表を補足するものとして小規模な展示を行うことが多いようです。
展示の規模を小さく抑えるのは簡単なことではありません。したがって展示を行うにあたっては十分な注意を払って決定しなくてはなりません。数多くの展示が行われれば、展示が会議そのものより主になってしまい、技術発表を損ない、会議が論文集付きの商品展示会になってしまいます。会議における発表と展示の釣合は、会議の目的が達成されるよう注意深く計画・管理される必要があります。

16．11　聴講登録 　
登録が円滑に行われるよう、充分に事前の計画を立てなければなりません。登録申込書には必要な情報をもれなく記載し、出席者が容易に必要事項を書き込めるようにしなければなりません。
会議の登録には最低2通りあります。事前登録と会議場受付での登録です。受付での登録には釣銭、登録申込書を記入する筆記具、テーブルなど多くの備品・消耗品が必要です。事前登録は、会議開催期間中の雑務を減らし、出席者の数を把握しやすくするほか、食物サービス等の段取りが容易になるなど効果的です。

学会理事会において開催承認がされた運営主体が学会または研究会の国際会議について、当該国際会議の開催が困難となるような地震・台風・雷・洪水・噴火・津波等による大規模な天災に見舞われた場合の、当該国際会議開催の中止または延期の手続きに関して、原則として以下のとおり定めます。なお、このような天災等に見舞われた場合、その時々の被害状況にもよるため、状況に応じて調査研究担当理事、理事会で判断をします。

当該国際会議の開催が困難となるような天災に見舞われた場合には、できるだけ速く当該国際会議組織委員会で開催の是非を検討し、国際会議組織委員会として、当該国際会議の開催について開催の中止・延期の意思決定を行い、以下の手続きにもとづいて処理をすすてください。

1. 当該国際会議として開催中止または延期の意思決定できたら、当該国際会議開催者は、速やかに国際会議のWebページやe-mail等で「開催中止または延期」の周知を行うとともに、既に当該国際会議への参加者から参加費を徴収している場合にはその返金処理や当該国際会議に保険をかけていれば保険の適用等、付随する一切の対応について当該国際会議開催者側で責任をもってすすめる。
2. 国際会議開催者は、開催中止の場合には国際会議開催中止申請書を、開催延期の場合には国際会議開催延期申請書を国際会議組織委員長名で当会会長宛（学会）に提出する。
   
   【中止の場合（様式9）】
   会議概要、学会理事会での開催承認年月、中止理由、投稿論文の扱い、既に発生した支出負担（およその金額）、国際会議クロージング処理、その他学会への連絡事項を明記
   
   【延期の場合（様式10）】
   会議概要、学会理事会での開催承認年月、延期後の開催期間と会場、延期理由、その他学会への連絡事項を明記 
3. 学会は直近の理事会へ報告（理事会で確認）
4. 学会は理事会の結果を国際会議組織委員長宛に連絡
   理事会からなんらかの意見、指示があった場合には、その意見、指示に従って当該国際会議開催者は対応をする。
5. 最終的には当該国際会議開催者は、開催延期・開催中止いずれの場合でも、通常に国際会議を開催した時と同様に国際会議のクロージングをすすめる。
   ※開催中止の場合でも、既に当該国際会議の開催、準備に向けて、当該国際会議専用の口座開設や何がしかの支出は発生しているはずなので、通常に国際会議を開催した時と同様に「国際会議開催の手引き」に従って国際会議のクロージング処理をすすめる。
   ・国際会議終了報告書作成
   -【開催中止の場合】国際会議終了報告書（開催中止）（様式11）を利用
   -【開催延期の場合】通常どおりの国際会議終了報告書を利用
   ・財務報告書作成
   ・監査を受け監査報告書作成
6. 国際会議終了報告書、財務報告書、監査報告書を学会へ提出し理事会へ報告、承認を得る。

この手引には、まだまだ不備な点、実情に合わない取扱い、使い難い内容などがあると思われます。
これらは実際にご使用頂いた皆様方からのご意見をもとに改訂していくことを考えております。 　
皆様方からのご意見、特に実務面での追加、訂正、および改善提案を歓迎します。

この手引には、まだまだ不備な点、実情に合わない取扱い、使い難い内容などがあると思われます。
これらは実際にご使用頂いた皆様方からのご意見をもとに改訂していくことを考えております。 　
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ご意見は下記までお寄せください。